Automatyczne wysyłanie e-mailem faktur i paragonów z Comarch ERP Optima do klientów

Kod wtyczki: OPT_CAI_COM_INV_EML_100
Użyta wersja wtyczki: VER_PRESTD_v109.0

Co powinieneś wiedzieć na początku?

Wtyczka działa niezależnie od innych systemów. W momencie zrealizowania zamówienia i utworzenia faktury lub paragonu, integracja automatycznie wyśle wiadomość e-mail z fakturą do klientów. System pozwala precyzyjnie określić treść wiadomości a także rodzaj dokumentów (faktury VAT lub paragony), które ma otrzymać klient, a także jaką nazwę mają nosić wygenerowane dokumenty i gdzie mają być zapisywane.

Scenariusz konfiguracyjny

1. Kilka informacji na start.

  • Punkt pierwszy jest to informacja znacząca dla klientów. Może przydać się m.in w kontakcie z działem wsparcia.
  • Każdy z naszych klientów posiada własne ID. W zależności od źródła uruchomienia integracji posiada on różne przedrostki.
  • Wersja integracji, którą Państwo posiadają. Więcej informacji tutaj.

2. Do ilu dni wstecz chcesz przetwarzać zamówienia?

Funkcjonalność ta pozwala wybrać do ilu dni wstecz integracja ma przetwarzać zamówienia w BaseLinker. Domyślnie można wybrać z zakresu od 1 do 14 dni wstecz. Aby zwiększyć ten zakres do maksymalnie 150 dni należy zakupić SI Extender - rozszerzenie funkcjonalności integracji

BLKGDCSGTDateAdd

3. Czy przetwarzać zamówienia istniejące przed skonfigurowaniem integracji?

Funkcjonalność ta pozwala wybrać, czy integracja ma sprawdzać zamówienia, których data jest starsza niż data pierwszej konfiguracji integracji.

Dostępne opcje:

a) Nie, przetwarzaj tylko dokumenty dodane po pierwszym skonfigurowaniu integracji:

Integracja będzie sprawdzała zamówienia maksymalnie do dnia zapisu pierwszej konfiguracji.

b) Tak, przetwarzaj dokumenty istniejące od:

Integracja będzie sprawdzała zamówienia domyślnie maksymalnie do 7 dni. Aby zwiększyść ten zakres do maksymalnie 90 dni należy zakupić SI Extender - rozszerzenie funkcjonalności integracji

4. Czy chcesz, żeby integracja uruchamiała się automatycznie?

Funkcjonalność ta daje możliwość wyboru uruchomienia integracji w zależności od potrzeb:

Dostępne opcje:

a) Tak, tylko automatycznie uruchomienie

Funkcjonalność ta pozwala również na:

  • Ustawienie przerwy między uruchomieniami wtyczki.
  • Wybranie zakresu godziny, w których wtyczka ma działać (od 1:00 do 23:00).
  • Wybranie dni tygodnia, w których wtyczka ma działać.
b) Nie, tylko uruchom ręcznie

Funkcjonalność ta wymaga naciśnięcia przycisku “Uruchom teraz” w głównym panelu wtyczki.

5. Połączenie z Comarch ERP Optima (wymagany jest co najmniej jeden moduł Handel i jeden Kasa/Bank)

W punkcie siódmym należy zaznaczyć posiadane moduły w Comarch ERP Optima. Poprawne podanie dostępnych modułów jest niezbędne do poprawnego połączenia do Optimy w celu realizacji procesu. Integracja do prawidłowego działania wymaga jednego modułu Handel oraz jednego modułu Kasa/Bank.

6. Połączenie do skrzynki email

W tym punkcie należy skonfigurować połączenie SMTP z Twoją skrzynką pocztową, dzięki której obywać się będzie wysyłka e-maili.

Dostępne opcje:

a) Nazwa serwera

Tutaj należy podać nazwę serwera Twojego dostawcy skrzynki pocztowej. Jeżeli nie wiesz, jaka to powinna być nazwa, wpisz w dowolną wyszukiwarkę internetową hasło “dane smtp nazwa dostawcy np. gmail. Przykładowo, dla Gmail będzie to smtp.gmail.com.

b) Port serwera

Tutaj zwykle opcje są dwie, jednak również port zależny jest od Twojego dostawcy skrzynki. Ogólnie używa się:

  • 587 lub 25 (niezalecany dla połączeń nieszyfrowanych)
  • 465 dla połączeń szyfrowanych (SSL)
c) Użytkownik (uwierzytelnienie SMTP)

Tutaj należy podać adres Twojej skrzynki pocztowej, który jest loginem, przykładowo, aby zalogować sie na konto Gmail należy podać support_sellintegro@gmail.com

d) Hasło (uwierzytelnienie SMTP)

Tutaj należy wpisać hasło do Twojej skrzynki pocztowej. Dzięki połączeniu wszystkich tych danych wtyczka będzie mogła bezproblemowo podłączyć się do Twojego konta skrzynki pocztowej.

e) Adres email nadawcy

Tutaj podajesz również adres Twojej skrzynki, taki sam jak w polu Użytkownik. Będzie on widoczny dla odbiorcy Twoich maili.

f) Adres email nadawcy kopii jawnej

W przypadku podania również tutaj swojego adresu mailowego jak wyżej, wtyczka wyśle kopię jawną również na Twojego maila.

g) Adres email nadawcy kopii ukrytej

W przypadku podania również tutaj swojego adresu mailowego jak wyżej, wtyczka wyśle kopię jawną również na Twojego maila, ale właściwy adresat nie będzie o tym wiedzieć (przydatne do testów wtyczki czy wysyła poprawne załączniki i treść).

  • Całość powinna wyglądać tak:

    SMTP_SETT

7. Gdzie mają zapisywać się dokumenty?

W tej opcji należy wskazać folder, w którym będą zapisywać się wygenerowane pliki PDF z dokumentami końcowymi w celu dodania załącznika do treści maila.

  • Przykładowa ścieżka zapisu

    C:\Sellintegro\PDF_EML

Dostępne opcje: Czy dokumenty mają być usuwane po wygenerowaniu?
Opcja umożliwia usunięcie pliku PDF po jego wysłaniu. Należy pamiętać, że ilość załączników będzie równa ilości zamówień i będzie zajmować z czasem co raz większe miejsce na dysku Twojego komputera.

a) Tak

Integracja usunie plik PDF po wysłaniu.

b) Nie

Integracja nie usunie pliku PDF po wysłaniu.

8. W jaki sposób chcesz tworzyć dokumenty?

Funkcjonalność ta pozwala wybrać jakie załączniki mają być generowane i wysyłane do klientów, jaki konkretny wzorzec wydruku ma zostać zastosowany, z jakiego magazynu mają zostać pobrane zamówienia oraz z jakiego miejsca na dokumencie ma być pobierany adres e-mailowy klienta.

Dostępne opcje dla kolumny "Dla dokumentu o typie"

a) Paragon
b) Paragon imienny
c) Faktura korygująca
d) Faktura sprzedaży
e) Faktura sprzedaży detaliczna

Dostępne opcje dla kolumny "Wzorzec dokumentu"
Tutaj należy wybrać jaki wzorzec wydruku ma zostać zastosowany. Należy wpisać 1:1 ręcznie ID wzorca z Comarch ERP Optima dla każdego typu dokumentu.

Artykuł: Typy wzorców wydruków w Comarch ERP Optima

Dostępne opcje dla kolumny "Magazyn"
Tutaj należy wybrać z jakiego magazynu ma zostać pobrane zamówienie dla konkretnego dokumentu. Można wybrać magazyn poprzez kliknięcie zielonej lupki, która wylistuje nam wszystkie dostępne magazyny lub wpisać 1:1 ręcznie symbol magazynu.

Dostępne opcje dla kolumny "Gdzie znajduje się email do wysyłki"

a) Kartoteka kontrahenta

Adres mailowy zostanie pobrany z karty kontrahenta.

b) Uwagi dokumentu

Adres mailowy zostanie pobrany z pola uwag dokumentu.

c) Pole własne dokumentu

Opcja niedostępna dla Comarch ERP Optima.

d) Testowy adres email

Opcja umożliwia wpisanie adresu testowego, na który zostanie wysłany próbny email po pierwszych konfiguracjach.

9. Treść wiadomości

Funkcjonalność ta pozwala zdecydować nam dostosować treść wysłanego maila do klienta.

Dostępne opcje:

Temat wiadomości

Tutaj wpisujemy treść tematu wiadomości, np. nazwę sklepu

Treść wiadomości

Tutaj wpisujemy treść naszej wiadomości jaką dostanie od nas klient wraz z załącznikiem.

  • Czy chcesz używać znaczników html w treści wiadomości?

    W treści naszej wiadomości możemy używać podstawowych znaczników HTML takich jak pogrubienie, podkreślenie, pochylenie itp.

Tak
Nie
  • Przykładowa treść z wykorzystaniem HTML i znaczników BaseLinker TRESC_MAIL

10. Połączenie z BaseLinker

Punkt jest wymagany w przypadku skorzystania z tagów w treści wiadomości.

Pobierz token API poprzez kliknięcie przycisku kopiuj do schowka w zakładce API. Moje konto > API.

BLK_API

11. Jakie dokumenty wysyłać?

Funkcjonalność ta pozwala zdecydować, czy wysyłać dokumenty tylko przetworzone przez nasze integracje, które wpisują numer zaczynający się od B_ lub wysyłać wszystkie zamówienia, jeżeli nie korzystasz jeszcze z naszych rozwiązań.

Dostępne opcje:

a) Wyślij tylko dokumenty stworzone przez SellIntegro (prefix B_ w numerze oryginału)
b) Wyślij wszystkie dokumenty

12. Wysyłać tylko potwierdzone dokument?

Funkcjonalność ta pozwala na wybranie dokumentów jakie mają być wysyłane w wiadomościach e-mail.

Dostępne opcje:

a) Wyślij tylko potwierdzone dokumenty(wyciągnięte z buforu)
b) Wyślij wszystkie dokumenty